Закрытые архивы — это отсутствие памяти, зияющее белое пятно вместо истории. А если нет истории, то нет и народа. В 1990-х годах архивы активно рассекречивались, белые пятна исчезали, мы узнавали о новых героях или даже святых. Сейчас все повернулось вспять, с каждым годом документы становятся все менее доступны. Кому и зачем нужны закрытые архивы?

Борьба за светлое прошлое

Исторический источник, который является базой для размышлений и сопоставлений, должен быть максимально доступным — это залог объективности выводов как отдельного ученого, так и исторической науки в целом. Однако ситуация, сложившаяся сейчас с доступностью источников, не может гарантировать положительного результата, если под положительным понимать объективность и беспристрастность, а не борьбу с «фальсификацией истории в ущерб интересам России». Четкая направленность в области идеологии — «к славному советскому прошлому» — порождает не только борцов c «мифами», которые с пеной у рта рассказывают о великолепии жизни в бывшем СССР, но и заставляет ограждать доступ к самим источникам верных сведений — к архивам.

Вообще-то даже опубликованных за двадцать пять лет сведений достаточно для того, чтобы канонизировать СССР как восточную деспотию, не всегда очевидные успехи которой стоили миллионов жизней своих граждан; и кроме горестного сочувствия, мы ничего не испытываем, говоря о той печальной эпохе. Но желание доказать недоказуемое — что жизнь в СССР была «хорошей» — движет нашими современниками, особенно теми, кто этой жизни по сути уже и не застал.

То обстоятельство, что не все жители страны были уничтожены войнами и своими же согражданами, не может быть доказательством хорошей жизни — ведь когда-то и народ Израиля выжил в египетском плену, но освобождение от этого плена было величайшим праздником и чудом. Так и избавление от 70-летнего ига под названием «шествие к коммунизму» стало в свое время великим событием; но историческая память стирается, пропаганда борется с «мифами», отмененное лишь в 1861 году рабство оказывается намного более важной генетической константой, нежели пятнадцать лет свободы после развала СССР.

Отсутствие светлого настоящего побуждает бороться уже не за светлое будущее (поборолись уже), а за светлое прошлое. Одним из методов такой борьбы следует признать ограничение доступа исследователей к архивным материалам.

Рассекреченные

Конечно, это невозможно сравнить с советской эпохой, на излете которой, в 1986 году, была принята «Инструкция государственных архивов о работе с секретными материалами», делавшая почти половину всех документов архивного фонда СССР секретными. «Перестройка» неминуемо отразилась и на режиме доступа к архивным документам — начались некоторые послабления, а в августе 1991 года и сам режим неожиданно рухнул. Правда, 14 января в 1992 года президент Б. Н. Ельцин подписывает указ «О защите государственных секретов РФ», а 2 апреля правительство РФ принимает постановление «Вопросы организации защиты государственных секретов РФ», — но причины у этого были совсем не архивными. Для архивной же отрасли освобождение наступило в том же году: 29 апреля 1992 года Коллегия по делам архивов при правительстве РФ принимает временное положение «О порядке доступа к архивным документами и правилах их использования».

Это была революция: государственные архивы становились общедоступными, причем не только для своих граждан, но и для иностранцев; для работы с документами не требовалось писем от организации — достаточно было личного заявления. Все документы, созданные по 1942 год включительно, объявлялись несекретными, для секретных документов объявлялся срок давности в 30 лет, 75 лет составлял срок давности на выдачу документов, составляющих личную тайну. Также была запущена процедура передачи ранее секретных документов из ведомственных архивов в государственные.

Даже приближение такой вольницы, особенно вкупе с распространенным в те годы мнением граждан о необходимости обнародования имен бывших сексотов, не на шутку встревожило КГБ СССР — в конце 1980-х и начале 1990-х в архивах этого ведомства было уничтожено подавляющее большинство дел агентов. Чутье не подвело чекистов — в Германии в 1991 году началась люстрация бывших сотрудников «министерства добра». Подобные попытки были и в России: в 1992 году Галина Старовойтова внесла в Верховный совет законопроект «О запрете на профессии для проводников политики тоталитарного режима», в котором предлагалось ввести профессиональные ограничения для бывших сотрудников аппарата КПСС, сотрудников и агентов КГБ, но принят закон тогда не был; в 1997 году Старовойтова заново подала этот закон, уже как депутат Государственной думы, — но время сильно изменилось, и на этот раз закон не принимается, а в 1998 году его инициатор будет убит у дверей своей квартиры.

В 1992-м, несмотря на сопротивление ведомств, начался процесс передачи дел из бывшего КГБ в государственные архивы, нарастал вал публикаций рассекреченных документов КПСС, активно вводились в научный оборот документы следственных дел репрессированных. 23 июня 1992 Б. Н. Ельцин подписывает указ «О снятии ограничительных грифов с законодательных и иных актов, служивших основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека», где уже все документы указанного свойства объявляются открытыми — до 1991 года включительно. Это была серьезнейшая мера для открытия документов не только времени Большого террора, но и последних десятилетий. Причем этот шаг был крайне важен для Ельцина во внешнеполитическом аспекте — как символ подлинных и необратимых демократических преобразований.

Еще до подписания указа, в том же году, была учреждена специальная комиссия по рассекречиванию документов КПСС, которая в 1992 году рассекретила большой комплекс партийных документов, притом обстоятельства времени позволили раскрыть наиболее скандальные и ранее недоступные. Таким образом, 1990-е годы стали «лихими» и для историков-архивистов.

Было бы, однако, неверно думать, что все население бывшего СССР ринулось разыскивать документы для обличения бывших гэпэушников и их детей — нет. Во-первых, мстительность не в характере русского человека, во-вторых, профессиональные историки, которые по своему призванию должны в прямом смысле ворошить прошлое, намного больше заинтересованы не в сведении счетов с мерзавцами, а в реконструкции истории страны или биографий своих героев. Именно по этим причинам те публикации, которые последовали, не были уж очень многочисленны, что объясняется и малым числом архивистов, и спецификой работы. Показательно, что публикации именно следственных материалов были единовременными, а полное издание одного из самых знаменитых процессов — «Академического дела» (1921-1931) — закончилось на втором томе.

Оттепель закончилась

Как часто бывает в России, хорошие законы не обеспечены подзаконными актами — так и процесс рассекречивания документов, которые перешагнули за 30-летний рубеж, не происходил автоматически, а механизм создан не был. То есть документы 1920-1930-х годов были доступны почти все, но послевоенные материалы партии и архивы МИДа и бывшего КГБ не были доступны в такой мере, а комиссии по рассекречиванию заведомо не были в силах справиться с объемами материалов.

В 1993 году начинается обратное движение — под воздействием спецслужб 21 июля принимается закон «О государственной тайне», следствием которого стала и трудность в снятии грифов секретности. Но поскольку тогда либеральные силы еще имели влияние, через год, 22 сентября 1994-го, президент Ельцин подписывает распоряжение о комиссии по рассекречиванию, которое не дало затормозить процесс. Однако в 1996 году и эта комиссия прекращает работу.

Именно с середины 1990-х годов начинается обратный отсчет: ведомственные архивы МИДа и бывшего КГБ не только перестают передаваться Росархиву, но и перестают рассекречиваться. После такой стагнации было сенсацией, что в 2007 году архивом Министерства обороны были рассекречены материалы, относящиеся ко времени Великой Отечественной войны, да и те не полностью.

Одновременно с середины 1990-х появляется новая тенденция: государство начинает относиться с небывалым пиететом к «тайне личной жизни» своих в основном давно умерших граждан — именно под таким предлогом перестают выдаваться как следственные дела, так и просто архивные документы ведомственных архивов. К счастью, Росархив не имел в те годы ведомственных привычек, и поступившие туда документы были доступны в значительно большей степени. Но до сих пор указы первого президента России остаются неисполненными — привычки народов меняются медленнее, чем названия стран.

Рассекречивание документов с той поры проходит по сложной процедуре, которая не позволяет уже снимать гриф с большого числа дел. Однако личный опыт дает основания сказать, что до начала «нулевых» государственные архивы были вполне благосклонны к исследователям советской истории. Несмотря на специфические трудности архивной работы, дела выдавались, а в случае необходимости проводилась процедура их рассекречивания, часто формальная (мы говорим о документах довоенного времени).

Но и этому пришел конец: с середины 2000-х доступ ко многим документам, оказывается вновь закрытым. Каким-то неизвестным образом все грифы «секретно» и «совершенно секретно», которые казались бессильными свидетелями былых времен, стали заново действовать. Окончательно черта была подведена в 2006 году: принимается закон «О персональных данных» (152-ФЗ от 27.07.2006), который ужесточал правила закона «Об архивном деле в РФ» (125-ФЗ от 22.10.2004), и он вступил в действие в январе 2007 года.

Ныне же действующие правила Росархива предусматривают «ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, о его частной жизни» в 75 лет со дня создания документов. Это означает запрет выдачи практически всех архивных документов, поскольку все они содержат личные данные (например, год рождения или семейное положение).

Выданы не будут

Как же сейчас в действительности обстоит дело с доступностью архивных материалов бывшего СССР? Мы поведем речь о собственной работе историка-архивиста, не обладающего ничем, кроме научной квалификации; возможно, если бы мы имели в кармане книжечку синего или красного цвета, мир архивов был бы к нам приветливее.

Центральные архивы — ГАРФ, РГАЭ, РГАСПИ и т. д. — доступны и даже либеральны, хотя в РГАСПИ некоторые материалы Политбюро остаются закрытыми для историков без «допуска» (которого у нас нет и, вероятно, никогда не будет). Но чем архив удаленнее от центра — тем сложнее в нем будет исследователю. Например, в бывшем партархиве Ленинграда совсем недавно нам не были выданы несколько дел 1920-х годов, мы «подали на рассекречивание», но даже после этого с нескольких дел гриф не был снят — и это с учетом того обстоятельства, что в 1990-х годах они выдавались без всяких ограничений. Оказалось, что после 2005 года любое «грифованное» дело должно быть направлено на рассекречивание — процедуру длительную (по нашему опыту — в среднем полгода) и малопроизводительную — то есть 5-10 дел вы можете направить, но не 100. А поскольку для поиска нужных документов историк часто прибегает к сквозному просмотру порой сотен дел со стандартным названием «протоколы заседаний райкома/горкома/обкома партии» такого-то месяца такого-то года, работа эта ныне затруднена.

Другая сторона — отделы рукописей федеральных книгохранилищ — РГБ и РНБ, которые хотя номинально и составляют часть Архивного фонда РФ, в реальности действуют по своему произволу. В этом году (2012) мы, помня либеральное архивное законодательство, пытались получить доступ к документам по личному заявлению, и в результате в обоих местах с нами были проведены крайне унизительные беседы, исключающие дальнейшую работу без писем организаций (как происходило и в советском прошлом).

Но подобные трудности в отделах рукописей — сущая безделица по сравнению с работой в ведомственных архивах. Не подчиняясь правилам Росархива, они действуют по своим собственным, и в визитерах они не заинтересованы совсем. Они не выдают описи фондов, неизвестен полный состав их документов, все густо окутано «гос. тайной». Несколько лет назад мы послали письмо в центральный архив ФСБ с просьбой дать справку из конкретного следственного дела репрессированного «троцкиста» (дата и причина ареста, дата и формулировка приговора, сведения о реабилитации). Через некоторое время специальной почтой по адресу академического учреждения, которое имело милость в то время заказывать мне статьи для ежегодника РАН, поступило письмо с требованием ответить в течение нескольких дней: действительно ли я работаю для этой организации, а также было разъяснено, что даже для выдачи краткой справки по делу необходимо представить в ЦА ФСБ не только официальное письмо, но и приложить выписку из протокола Ученого совета организации, в котором утверждена тема научной работы «спрашивателя», в которой, в свою очередь, должно быть поименовано лицо, справка о котором будет затребована в архиве. Конечно, академическая организация попросила меня в будущем делать подобные запросы любым другим способом, но самостоятельно.

Как показывает личный опыт, даже несмотря на оговоренные законом 75 лет, скорее всего, никакие следственные дела 1920-1930-х годов вам выданы не будут ни в одном из архивов ФСБ, а если их и выдадут (речь о делах, не подпадающих под действие закона о защите персональных данных, то есть довоенных лет), то вы не сможете увидеть ни показаний третьих лиц, ни доносов, на основании которых был арестован ваш герой, одним словом, «ничего лишнего» — только анкета арестованного, приговор и максимум протокол допроса. Если вы ищете дело не одного репрессированного, а группы таких лиц, то этим вы тем более не обрадуете сотрудников — ведь в действительности всегда (именно так — всегда!) состояние архивных дел таково, что они попадают в категорию «дел, имеющих плохое физическое состояние», то есть все следственные дела, возраст которых более 75 лет, хотя бы в силу сохранности и качества бумаги тех лет, не подлежат выдаче. Иными словами, перспектив у вас не так много.

Но и здесь бывают счастливые эпизоды: в текущем году неожиданным было наше обращение в Петербургский архив ФСБ, где нам, конечно, не выдали на руки никаких дел, но, ограничиваясь мотивированным официальным письмом, предоставили не только нужные справки из конкретных дел, но и приложили копии некоторых документов. И хотя речь ведется о документах начала 1930-х годов, жертв политических репрессий, все равно этот результат стоит признать в настоящих исторических условиях удивительным.

Единственным ведомственным архивом, который хранит документы ХХ века и пока заинтересован в помощи исследователям, стоит признать Архив РАН, причем как в Москве, так и в Петербурге вам скорее помогут, чем станут мешать.

Как можно видеть, ситуация с открытостью архивов прямо отражает ситуацию с открытостью общества и открытости власти. И поскольку никаких послаблений не предвидится как со стороны общества, так и со стороны власти, то и в ситуации с доступностью архивных документов историков неприятные сюрпризы еще только ждут.

Хранение документов - одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Казалось бы, чего проще - выделить помещение, ввести штатную единицу для работы с архивом и передать туда все документы! Но на деле возникает масса вопросов: начиная с того, как правильно оборудовать помещение для документов, и заканчивая тем, где их следует хранить, если организовать собственный архив затруднительно. Создание архива, его функционирование, использование архивных документов - все это подразумевает комплекс организационных мероприятий, некоторые финансовые затраты и, само собой разумеется, наличие квалифицированных кадров. Сегодня мы поговорим о том, как оборудовать собственный архив, а также о том, как обеспечить сохранность архивных документов (в т. ч. документов по личному составу) в случае невозможности создания собственного архива.

Из этой статьи вы узнаете:

• какими нормативными актами можно руководствоваться при организации хранения документов
• как организовать хранение документов, если нет возможности создать архив
• что необходимо для создания архива организации
• какие требования предъявляются к архивным помещениям

Сегодня темой нашего разговора будет организация собственного архива в компании. Итак, каковы задачи и функции архива, и в каких условиях должны храниться документы?

НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА

Словарь кадровика
Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) в ст. 17 устанавливает: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу в течение сроков их хранения. Как видим, документы по личному составу особо выделены в комплексе документов, образующихся в деятельности организации.

Обратите внимание!
Каждый работодатель должен обеспечить сохранность и возможность последующего использования документов как в своей текущей деятельности, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан

Согласно п. 1 распоряжения Правительства РФ от 21.03.1994 № 358 - учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, рекомендовано включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Данные положения законодательства направлены на обеспечение сохранности документов по личному составу работников, высвобождаемых в результате реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по трудовому договору.

Положения, предусматривающие обязанность организации хранить документы, имеются и в ряде других законодательных актов и в иных нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность организаций определенного типа.

Совет
Основные правила разрабатывались для архивов организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов и по своему характеру являются рекомендательным документом, однако и любые другие организации вполне могут их использовать

Например, положения о сохранности документов содержатся в ст. 50 , и многих других.

В ходе комплектования архива документами, учета архивных документов, обеспечения их сохранности и использования архивы организаций руководствуются Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).

Я работаю в отделе кадров негосударственного предприятия. Недавно мне поручили работу с документами, подлежащими хранению в архиве. Однако архива у нас нет. Как быть в такой ситуации? Как обеспечить сохранность этих документов? Нужно ли в таком случае создать архив, или это обязанность только государственных учреждений?

Процесс оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в т. ч. органам суда и прокуратуры.

Форма заказа (требования) на выдачу документов сотрудникам организации

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев – для временного пользования другими организациями (п. 4.5.2 Основных правил).

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ: СТАТУС, СОСТАВ, ЗАДАЧИ

Как любое структурное подразделение организации, архив, как правило, действует на основании положения о структурном подразделении - положения об архиве, утверждаемого руководителем организации, а сотрудники архива - на основании должностных инструкций.

Положение об архиве организации

При разработке комплекса этих документов рекомендуем основываться на . Примерное положение распространяется на архивы организаций, создающих в процессе своей деятельности документы Архивного фонда РФ. Если организация (как государственная, так и негосударственная) не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не передает свои документы в установленном порядке в соответствующий архив, она должна исключить из положения об архиве все, что относится к документам Архивного фонда РФ.

Положение об архиве организации определяет статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов.

Так, основными задачами архива организации являются:

• комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив, должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве);
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов.

Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела, принятыми Российской Федерацией и субъектами РФ.

Из задач архива вытекают выполняемые им функции, к основным из которых относятся:

1) ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;

2) прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;

5) информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации;

6) организация использования документов по запросам организаций и частных лиц, учет и анализ использования архивных документов организации;

7) подготовка ответов на социально-правовые запросы граждан;

8) проведение экспертизы ценности документов, организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (если организация является источником комплектования соответствующего архива);

9) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

10) организация работы по составлению номенклатуры дел организации;

11) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;

12) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

13) участие в мероприятиях по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в т. ч. в организациях - источниках комплектования архива.

ТРЕБОВАНИЯ К АРХИВНЫМ ПОМЕЩЕНИЯМ

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы.

В настоящее время в нашей организации создается архив. Что нужно учесть при выборе и подготовке помещения архива, в котором в будущем будут храниться наши документы?

Выбирая здание (помещение), подходящее для хранения архивных документов, учитывайте, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Если у вас нет возможности отвести под архив несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны.

Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Вблизи здания (помещения) архива не должно быть и объектов, загрязняющих воздух.

Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.

Какие основные требования предъявляются к помещению архива?

Основными требованиями к помещениям архива являются:

• расположение хранилища в административном здании (нельзя размещать хранилище документов в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии);
• помещение не должно быть старым (ветхим), сырым, неотапливаемым, не отвечающим санитарно-гигиеническим требованиям;
• помещение должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, должно иметь запасной выход, в помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Обратите внимание!
Не рекомендуется размещать хранилище документов в подвальных помещениях и на верхних этажах здания или переоборудовать под архив чердачные помещения

Конечно, исключения из правил могут быть: например, если подвал сухой и отапливаемый и имеется искусственная вентиляция, обеспечивающая двух- или трехкратный воздухообмен в час, а на верхних этажах может быть создан нормальный температурно-влажностный режим.

Особые требования предъявляются к электропроводке: она должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Я работаю менеджером по персоналу. Не так давно в нашей организации отвели помещение под архив. Оборудовали его по всем нормам соответствующим образом. В следующем месяце наш руководитель предполагает ввести помещение в эксплуатацию. Подготовку поручил мне, а как правильно это сделать - я понятия не имею. Какова процедура ввода в эксплуатацию помещения, предназначенного для работы архива?

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после соответствующей экспертизы архив размещают в приспособленных зданиях или помещениях организации.

Такая экспертиза требуется для определения огнестойкости зданий или помещений, долговечности основных конструкций, а также прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем. Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт.

РЕЖИМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одна из важнейших задач архива - обеспечение сохранности документов. С этой целью следует создать оптимальные условия их содержания. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Световой режим

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

Температурно-влажностный режим

Основные правила устанавливают параметры температурно-влажностного режима в помещении архива.

Требования к температурно-влажностному режиму хранения документов

Вид документации	Температура, °С	Относительная влажность воздуха, %
Бумажные документы	17-19	50-55
Чёрно-белые плёночные материалы	15	40-55
Цветные плёночные материалы	2-5	40-55
Документы на магнитных дисках и дисковых накопителях	8-18	45-65
Документы на магнитных лентах	8-18	15-50
Документы на оптических дисках	10-23	20-50

Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры - для измерения температуры воздуха; психрометры - для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры - для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом - два раза в неделю, при нарушении режима хранения - ежедневно.

Обратите внимание!
При наличии рекомендаций фирм-производителей, устанавливающих специальные режимы хранения носителей, следует придерживаться рекомендаций производителя

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Санитарно-гигиенический режим

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

В архивохранилище необходимо:

• не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей и помещений;
• не реже одного раза в месяц проводить влажную уборку помещений с применением антисептиков.

Рекомендуется два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) обследовать помещения хранилища и документов для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений.

ОБОРУДОВАНИЕ АРХИВОХРАНИЛИЩА СРЕДСТВАМИ ХРАНЕНИЯ

Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

Нормы расстановки средств хранения также установлены Основными правилами.

Нормы расстановки средств хранения

Сейчас наша организация оборудует архив. Мне поручили определить, какая площадь для этого потребуется. Подскажите, как рассчитать площадь для размещения архива?

Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

• стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;
• обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум - 600 дел, минимум - 350-400 дел.

При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами - не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа - 65 см, длина -чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

Как правильно разместить документы в архивохранилище?

Обратите внимание!
Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет

Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов - в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, так же как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Форма карточки пофондового топографического указателя

Примерная форма карточки постеллажного топографического указателя

Обратите внимание!
Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Конечно, сотрудники архива структурного подразделения, например кадровой службы, могут помнить, в каком порядке размещены документы, и без указателей (как правило, в этом случае документы размещаются по годам от наиболее ранних к более поздним).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Ответственность за нарушение правил хранения архивных документов организации установлена . Она возлагается на руководителя архива организации или сотрудника, отвечающего за ведение архива. В случае отсутствия лица, ответственного за хранение документов, отвечать за их сохранность будет руководитель организации.

Отвечая на поставленные вопросы, остановлюсь на основных моментах, касающихся создания архива организации.

Для начала необходимо определиться, зачем вашей организации нужен архив, тем более что организация, как вы говорите, «маленькая». Собственники документов обязаны обеспечивать сохранность своих документов. Эта норма закреплена как на уровне федеральных законов, так и должна быть отражена в локальных нормативных актах вашей организации - Уставе, Положениях. Обеспечение сохранности документов достигается, во-первых, назначением ответственных за каждый документ и за сформированные дела лиц, а также созданием условий для хранения документов. Учет документов и дел может вестись по регистрационным базам и номенклатуре дел соответственно.

О ведении архива читайте подробнее по ссылке.

Важно уточнить терминологию: что для вас значит понятие «архив организации» - структурное подразделение, осуществляющее хранение документов, или архивный фонд вашей организации.

О архивном деле читайте подробнее здесь.

Таким образом, в каждой организации создаются архивные документы и, соответственно, формируется архивный фонд, но не везде имеются структурные подразделения (или ответственные), осуществляющие его обработку. И тот факт, что ваша организация приняла решение о создании архива - довольно отрадное явление, свидетельствующее о достаточно высоком культурном и деловом уровне ваших руководителей.

Право (но не обязанность) создания архивов организациями и гражданами закреплено в ст. 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Сразу хочется отметить, что жестких правил в части организации работы с архивными документами не установлено, однако отечественная архивная школа давно уже выработала основные приемы и методы работы с ними.

При организации архива вам предстоит решить три группы вопросов:

• организационные;
• методические;
• технические.

О архивном делопроизводстве читайте подробнее по ссылке.

Организационные вопросы

Под организационными вопросами мы понимаем определение основных задач и функций архива, его статуса, а также основных направлений реализации поставленных задач:

1. Определение статуса архива, его штат.

Архив может быть структурно выделен, а может быть просто назначен работник, ответственный за ведение архива. Необходимо определить основные функции и права архива или сотрудника, ответственного за его ведение.

2. Определение взаимоотношений с государственным или муниципальным архивом.

Отношения между негосударственными организациями, гражданами и государственными (муниципальными) архивами строятся только на договорных основах. Если учесть, что договор - это волеизъявление как минимум двух сторон, то нужна воля вашей организации о передаче своих документов на государственное хранение и придание им соответствующего статуса, и встречно - воля государственного (муниципального) архива принять эти документы.

О передаче документов в архив читайте подробнее здесь.

В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется на основании экспертизы ценности и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным и муниципальным архивом (ст. 6 п. 7).

Если документы вашей организации на основании экспертизы ценности будут признаны документами Архивного фонда РФ и будет заключен соответствующий договор с государственным (муниципальным) архивом, ваша организация приобретет статус источника комплектования данного архива.

Отобранные документы (архивный фонд вашей организации) по истечении определенного периода временного хранения, установленного договором, должны будут поступить в архив для дальнейшего хранения (п. 4.4 Правил работы государственных архивов).

При первом поступлении документов вашего архивного фонда в государственный (муниципальный) архив ему будет присвоен номер по списку фондов - номер фонда . Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, будет являться его учетным номером и сохранится за ним во всех учетных документах архива. Архивный фонд заносится в список фондов только один раз: при первом поступлении в архив.

Подробнее о архивном деле в 2017 году мы написали в материале по ссылке.

В список фондов помимо номера заносится и название архивного фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия фондообразователя (вашей организации) с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.

3. Определение порядка работы архива.

Также надо знать, предполагается ли ведение планов и отчетов о работе архива, составление плана-графика передачи дел в архив и т.д.

4. Определение состава документов архива.

Необходимо определить, какие документы будут храниться в архиве, а какие в дальнейшем будут переданы на государственное хранение.

О организационных документах читайте подробнее здесь.

5. Определение порядка комплектования.

Какие структурные подразделения (филиалы и др.) и в каком порядке будут передавать документы на хранение в архив.

6. Определение порядка использования документов.

Каким структурным подразделениям, должностным лицам и на основании каких документов будет предоставлено право запрашивать информацию (и документы) из архива.

7. Выявление потребностей в передаче части работ на аутсорсинг (хранение, переплет, уничтожение и др.).

8. Организация экспертизы ценности документов, создание Экспертной комиссии (ЭК).

9. Определение порядка передачи дел при смене лица, ответственного за ведение архива.

Методические вопросы

Под методическими вопросами мы понимаем создание определенной нормативной базы, регламентирующей деятельность архива:

1. Создание Положения об архиве .

Следует отметить, что Положение об архиве обязательно издается, независимо от того, является ли архив самостоятельным структурным подразделением или нет. В качестве образца для разработки данного документа можно использовать Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

1. Закрепление обязанностей по организации и ведению архива в соответствующих должностных инструкциях, или издание приказа о возложении обязанностей на сотрудника по ведению архива.

Общество с ограниченной ответственностью

«Северо-Запад»

г. Великий Устюг

О возложении обязанностей по

организации и ведению архива Общества

В целях обеспечения сохранности архивных документов ООО «Северо-Запад» (далее - Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Возложить обязанности по организации и ведению архива Общества на заместителя начальника Управления делами В.Н. Суворову.

2.В.Н. Суворовой:

2.1. в срок до 15.01.2012 разработать и представить мне на утверждение Положение об архиве Общества.

2.2. в срок до 30.01.2012 представить на утверждение план мероприятий по организации архива Общества

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами В.В. Романова.

Генеральный директор Я.В. Морозов

1. Заключение договора с государственным (муниципальным) архивом (при необходимости).
2. Заключение договора с фирмами на аутсорсинг архивных услуг (при необходимости).
3. Закрепление основных положений по организации и ведению архива в Инструкции по делопроизводству или создание самостоятельных регламентирующих документов по данному вопросу, например, Положения о порядке архивного хранения документов.
4. Разработка Положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия , утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
5. Создание учетной документации и научно-справочного аппарата архива - листа фонда, сводных описей, актов о выделении к уничтожению документов, реестра описей, электронных баз данных.

О архивном хранении читайте подробнее по ссылке.

Технические вопросы

Под техническими вопросами мы понимаем наличие или перспективы приобретения материальных ресурсов, способствующих реализации основных задач и функций архива:

1. Наличие оборудованного архивохранилища, шкафов для хранения или передача работы на аутсорсинг.
2. Определение объемов принимаемых документов, а также перспектив ежегодного движения документов, их прирост и выбытие на основании данных от структурных подразделений, сводной номенклатуры дела и т.д.

3 . При наличии оборудованного архивохранилища - проведение его топографирования, т.е. нумерации всех полок и стеллажей с целью облегчения поиска документов.

4. Наличие и потребность в компьютерной, копировальной и другой технике.

5. Организация переплета документов.

Итог: таким образом, каждая организация в зависимости от объема документов, основного направления своей деятельности, материальных ресурсов и иных факторов определяет для себя необходимость создания и функционирования архива как самостоятельного структурного подразделения. При невозможности хранить документы в месте функционирования самой организации она вправе рассмотреть вопрос передачи данного функционала на аутсорсинг. При наличии в архивном фонде документов значимых не только для самой организации, но и для общества в целом, целесообразно заключить договор с государственным (муниципальным) архивом о сотрудничестве.

См. ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ и др.

Традиционно под архивом организации понимают структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования (п. 9 ст. 3 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)), а под архивным фондом - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой (архивный фонд) (п. 7 ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р-51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Под архивными документами понимают документы, сохраняемые или подлежащие сохранению в силу их значимости для общества и равно имеющие ценность для собственника.

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов» (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), «Основные правила работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Пункт 4.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19.

В архив могут поступать как управленческие документы, так и финансовые, научно-технические, технологические, личные и т.д. Помимо различных разновидностей на хранение могут поступать документы на различных носителях - бумажных, электронных и т.д., разных способов изготовления - машинописные, рукописные, электронные, аудио, фоно, видео и т.д. Также необходимо учесть, что в архив помимо основных документов могут передаваться справочные документы, базы данных.

В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели (ст. 4.4.3 Основных правил работы архивов организаций).

1 голос

Доброго времени суток, уважаемые читатели. Представьте, вам нужно передать своему другу пачку файлов. К примеру, штук 10-15. Как он будет их скачивать, потом искать, собирать всю информацию.

Было бы неплохо, если бы для начала их можно было объединить в одну папку, вот только папки, как мы знаем, передать через интернет невозможно. Ему было бы легче искать ряд документов, относящихся к одному конкретному делу, но как этого добиться. Выход есть.

Сегодня мы поговорим о том, что такое архивация данных и для чего она нужна. На самом деле, есть множество причин создавать архивы с файлами. Обо всех полезных функциях этого занятия мы с вами сегодня и поговорим.

Терминология

Наверняка вы не раз уже натыкались на архивы и даже знаете какая программа помогает с ними работать. Я узнал о существовании этой штуке примерно тогда же, когда у меня появился мой первый компьютер. Признаюсь, я не слишком любознательный и меня совсем недавно заинтересовала тема зачем нужны архивы и архиваторы, раньше я действовал по наитию. Благо ситуация изменилась и теперь я очень часто пользуюсь этой возможностью.

Архив – это что-то вроде контейнера для нескольких файлов, который в конечном итоге сокращает его размер. Сейчас объясню все более подробно.

Преимущества

Преимущество архивов заключается в том, что совершенно не важно какого типа и размера документы вы собираетесь запаковать. Они станут единой папкой, которую без проблем можно передать другу через интернет. Вся разница в формате rar, именно он и отвечает за архивы.

Мой блог создан для новичков и мне не хочется грузить вас лишними терминами. В конце концов, лишь немногие знают как устроена лампочка, но это не мешает нам с вами ее активно использовать. Поэтому, давайте только об основном и важном.

Если я пользуюсь услугами , то обычно прошу скидывать , сам текст и картинки для публикации единым архивом. Это позволяет сократить время на поиски всех нужных файлов, относящихся к конкретной статье.

Еще одно преимущество архивов – они немного уменьшают конечный размер папки.

Виды архивов

Если архив запакован и находится в формате exe, то при его включении он сразу же автоматически и самостоятельно восстановится в виде папки, загрузится в том самом виде, в котором его запаковали на другом компьютере. Это называется самораспаковывающийся архив.

Если вы хотите передать своему другу объемный сайт или другую внушительную информацию, то ее можно разделить на несколько частей, разложить по флешкам или компакт-дискам и отдать, чтобы тот сам объединил информацию на своем компьютере. Это не займет много времени, а вам не придется искать носитель необходимого размера. Это называется многотомный архив.

Если у вас есть конфиденциальная информация и вы боитесь, что кто-то сможет случайно на нее наткнуться, то можно . В этом случае, папка откроется только после того, как будет введен секретный код.

Во всех остальных случаях, и их хранения я советую программу Roboform . Она сама создает сложные шифры, состоящие из 13-20 символов, которые невозможно предугадать и хранит их в надежном месте, до которого непросто добраться хакерам, а также эта программа сама автоматически вводит пароли, как только «видит» знакомый сайт или интерфейс, заходите ли вы с мобильного, планшета или другого гаджета. Очень удобно.

В принципе, вещь стоящая, но, когда дело касается архивов, вам придется самостоятельно записать и запомнить пароль, чтобы избежать нелегального вмешательства в вашу личную информацию с вашего же компьютера.

Технология

К сожалению, в операционных системах, типа windows 7 и выше не стоят по умолчанию программы для создания архивов. Вам придется скачать программу. Самая популярная из них – WinRAR и загрузить ее можно с официального сайта win-rar.ru .

Лицензия стоит 29 долларов для 1 компа, но существует скидочная система при приобретении нескольких утилит. Узнать подробности вы можете все там же, на официальном сайте. Программа переведена на русский и еще множество языков. Ее популярность не знает границ и используется по всему миру.

После установки она встроится в большинство стандартных функций. К примеру, открываю папку, выделяю несколько файлов и нажимаю правую кнопку мыши. Можно сразу создать архив с именем по умолчанию статьи.rar, а можно выбрать функцию add to archive. С первой опцией все вроде бы понятно, так что выберу вторую.

Можно самостоятельно задать название (цифра 1), выбрать место, куда сохранится новый архив (цифра 2), подобрать лучший размер (3), а также установить пароль на папку (цифра 4).

Как вы видите, после запаковки все файлы остаются в том же виде на вашем компьютере, но создается еще и дополнительный архив. В нем хранятся эти же файлы.

Вы можете открыть его и посмотреть всю информацию.

Эти простые действия помогут вам увеличить пространство на жестком диске, привести в порядок и организовать работу на компьютере.

Если вас интересуют и другие методы оптимизации и увеличения собственной продуктивности работы за компьютером, могу посоветовать курс Евгения Попова .

В нем собраны лучше советы и программы, которые помогут быстрее и качественнее совершать различные действия и быть профессионалом даже в мелочах. Мастерски выполнять работу и юзать самые популярные программы, как это делают специалисты. Что называется, использовать ноутбук на полную мощность.

Вот в принципе и все. Если вам понравилась эта статья, не забывайте подписываться на рассылку, чтобы узнавать больше интересной информации. До новых встреч и удачи в любых начинаниях.

Сегодня архив стал необходимостью для каждой компании. Но перед тем как проводить в жизнь выработанную политику архивирования, каждая организация должна оценить свои архивные потребности и задать ряд важных вопросов.

Архивирование - это упорядоченный способ хранения информации с целью ее повторного использования. Сегодня архив стал необходимостью для каждой компании. Но перед тем как проводить в жизнь выработанную политику архивирования, каждая организация должна оценить свои архивные потребности и задать ряд важных вопросов.

Понимание важности архивирования едва ли не важнее самой информации, которая хранится в архиве. Те руководители, которые уже осознали ценность архива для корпоративного блага перешли к структурированию данных как в бумажном, так и в электронном виде.

Зачем архивировать? Три основные потребности

Архив отвечает трем потребностям пользователей.

Первая и наиболее важная – это необходимость для предприятия доказать, что она сделала или чего не сделала. Речь идет о случаях, когда необходимо подтвердить те или иные действия перед надзорными органами или во время судебных споров. В обоих ситуациях компания должна предоставить контрольным органам все необходимые документы для защиты своих прав и интересов.

Вторая потребность относится к повторной утилизации данных в отношении таких документов, которые представляют собой результаты исследований. Они могут оказаться полезными для нового проекта. Кроме того, неоднократное использование информации может быть обусловлено желанием сэкономить, поскольку проведение некоторых операций обходится компании слишком дорого или требует больших временных затрат.

Третья потребность – сохранить корпоративную память . Это необходимо, чтобы утвердить корпоративную культуру, позволяющую эффективнее выстраивать отношения с клиентами, партнерами, сотрудниками, а также создавать имидж компании в обществе.

Каковы преимущества архива для компании?

Преимущества архивирования главным образом касаются следующих потенциальных рисков:

Юридические. В работе практически каждой организации наступает момент, когда необходимо доказать факт проведенной операции или отстоять свою позицию в суде. Это влечет за собой создание архива документов, которые потенциально способны спасти честь компании в случае возникающих споров.

Логистические. Документы были грамотно архивированы с технической точки зрения, но практически доступ к ним невозможен. Это возможно в случае неправильной логистической политики. Проблемы в работе с архивными документами появляются, когда они не были классифицированы для последующего поиска и имеющаяся система действует неслаженно. Представьте себе огромный логистический центр, который компания использует для хранения тонн документов. Если в такой системе не будет порядка, то поиск простой бухгалтерской ведомости может стать невыполнимой миссией.

Финансовые. Финансовые риски состоят из двух частей. Во-первых, это размер штрафа и обложение налогом либо правовое наказание в результате финансовых махинаций. Во-вторых, существует косвенный эффект: время, потерянное на поиски документов, могло быть использовано для выполнения профильных задач, от выполнения которых зависит успех компании в целом.

Технические. Данная группа рисков имеет отношение к обеспечению сохранности информации и доступа к ней. В случае если по каким-то техническим причинам (сбой в системе, если речь идет об электронном документообороте) привычный доступ к делам был перекрыт, на помощь может прийти бумажный архив документов. Сегодня многие компании отдают предпочтение электронному архиву, подкрепленному бумажным. Однако и здесь возможны свои риски, связанные с устареванием форматов и инструментами (программным обеспечением) для воспроизведения данных.

Риски, связанные с обеспечением безопасности. Конфиденциальные данные (стратегические и персональные) могут с легкостью утечь за пределы компании, в особенности если они находятся в общедоступном месте. Архивные помещения имеют дополнительный уровень защиты, что позволяет предотвратить риски несанкционированного доступа.

Как создать архив: важные вопросы

Главная задача компании, связанная с архивированием документов, касается оптимизации своих собственных потребностей. Отсюда первый вопрос: что мы будем архивировать? Вслед за ним следует озадачиться другими проблемами: почему или зачем? как долго? Это наиболее общие вопросы, ответить на которые можно благодаря набору вспомогательных.

Какие документы нужно хранить?

В первую очередь при создании архива нужно помнить о критерии важности документа для бизнес-процессов компании. Важным считается тот документ, который помогает ей развиваться или по крайней мере не препятствует этому.

Зачастую сотрудники архивных отделов или лица, исполняющие их обязанности (бухгалтеры, офис-менеджеры и др.), не уделяют должного внимания созданию единой картотеки архивных данных, которая бы позволила оперативно находить нужный документ.

Другая проблема – непонимание того, что является важным для организации. Понятие важности документа порой становится слишком субъективным. Что может быть признано важным и первоочередным для архивирования?

• текущие архивы компании – текущие документы – иные документы, созданные ранее, которые могут потребоваться компании в момент наступления случая страховой ответственности;
• юридические документы, которые должны храниться согласно установленным законом требованиям;
• вспомогательные документы;
• документы, которые могут быть использованы в будущем;
• документы как носители исторической памяти.

Как отбирать документы для архивного хранения?

Каждый тип документов имеет свои особенности. Однако существует два общих параметра, позволяющих систематизировать архив документов:

• уязвимость информации (конфиденциальность, уникальность и трудность в реставрации, либо, наоборот, потоковая информация, легкая по содержанию и воспроизведению);
• частота использования того или иного типа документа, от которой зависит уровень его доступности.

Как нужно хранить документы?

Система архивирования должна гарантировать сохранение данных до конца их жизненного цикла в качестве документа. Срок хранения документов определяется в соответствии со следующими критериями:

• важность документа для уставной деятельности компании;
• в случае необходимости рассмотрения дел для судебных разбирательств;
• документы частого и длительного пользования требует увеличенного срока жизни.

Каковы требования к безопасности информации?

Если данные должны быть восстановлены в правовой или в аудиторской среде, необходимо, чтобы они были внесены и чтобы их применение можно было проследить до даты их архивации, начинающейся с момента их создания. Это должно соответствовать нескольким основным требованиям:

• разборчивость информации;
• регистрация с момента создания документа;
• идентификация автора или авторов документа;
• постоянство данных.

Как оценить объемность документа?

Разные типы документов (счета, электронные письма, протоколы правления и т.д.) имеют разный объем данных в зависимости от их роли на предприятии. В архиве целесообразно ввести картотеку, которая бы это учитывала. Она также поможет:

• определить приоритеты в управлении документами (самые объемные документы, как правило, наиболее важные);
• оценить необходимость в складировании (критерий отбора по длительности хранения) и степень издержек.

Какой доступ к документам нужно обеспечить?

При ответе на этот вопрос необходимо учесть два существенных момента. Во-первых, это право доступа, устанавливаемого с целью обеспечить неприкосновенность, например, персональных данных. Только строго очерченный круг лиц получает доступ к важным документам. Во-вторых, кроме типа самой информации, хранимой на носителях, нужно подумать о том, как часто информация будет запрашиваться. Следовательно, при частом обращении необходимо предоставить возможность оперативного поиска документов, что возможно только благодаря упорядочиванию документов в архиве.